Cách lập danh sách khách mời đám cưới không sót, không thừa

Danh sách khách mời quyết định gần như mọi thứ còn lại: số bàn, ngân sách, cỡ sảnh, cả số thiệp cần in. Làm danh sách sớm và làm theo nhóm sẽ đỡ đau đầu nhất.

1. Bắt đầu từ ba danh sách riêng

Mỗi bên (nhà trai, nhà gái, hai bạn) tự ghi danh sách của mình trước, rồi mới gộp lại. Bố mẹ thường có danh sách họ hàng và bạn bè lâu năm mà hai bạn không nắm hết.

• Họ hàng nội, ngoại hai bên
• Bạn của bố mẹ, hàng xóm
• Bạn học, bạn thân của hai bạn
• Đồng nghiệp, sếp, đối tác

2. Chia nhóm và đánh dấu mức ưu tiên

Gắn mỗi khách vào một nhóm và một mức: chắc chắn mời, nên mời, mời nếu còn chỗ. Khi ngân sách hoặc số bàn có giới hạn, bạn chỉ cần cắt từ mức thấp nhất, không phải cân nhắc lại từng người.

3. Ước số người thật sự đến

Không phải ai được mời cũng đến, và có khách đi cùng gia đình. Một cách ước tính hay dùng: khách ở gần đến khoảng 80–90%, khách ở tỉnh xa khoảng 50–60%. Cộng thêm người đi cùng rồi chia cho số ghế mỗi bàn để ra số bàn dự kiến.

4. Ghi tên và cách xưng hô cho từng khách

Thiệp có ghi đúng tên và vai vế ("Kính mời Cô Chú Lan Hùng", "Thân mời bạn Mai") luôn được trân trọng hơn. Với thiệp online, mỗi khách có một đường link riêng mang tên họ, bạn chỉ cần dán vào tin nhắn. Mẫu xưng hô cho từng vai vế có trong bài cách ghi tên khách mời.

5. Theo dõi ai đã xác nhận

Thay vì nhắn hỏi từng người, hãy để khách bấm xác nhận ngay trên thiệp. Trang quản lý khách mời của VelWedding gom phản hồi về một chỗ: ai sẽ đến, đi mấy người, cần xe đưa đón không, ăn chay không.

• Nhập danh sách bằng file Excel hoặc dán từ Google Sheets
• Nhờ người nhà thêm khách qua một link riêng, không cần tài khoản
• Xuất file danh sách đã xác nhận để xếp bàn

Mẹo nhỏ

• Chốt danh sách trước ngày cưới khoảng 4 tháng, gửi thiệp trước 3–4 tuần.
• Với khách ở xa, gửi thiệp online sớm hơn để họ kịp sắp xếp.
• Giữ lại danh sách sau đám cưới để gửi lời cảm ơn.