Cách tính số bàn tiệc cưới để không ế tiệc, không thiếu chỗ
Cách tính số bàn tiệc cưới: ước số khách thực tế theo nhóm, số bàn chính, bàn dự phòng, điều khoản cần hỏi nhà hàng và cách chốt bàn bằng xác nhận tham dự.
Tóm tắt nhanh
- Số bàn chính = (số khách dự kiến đến) ÷ số ghế mỗi bàn, làm tròn lên.
- Số khách thực đến thường ít hơn số được mời, ước chừng 70–85% tuỳ có nhiều khách ở xa hay không.
- Đặt thêm khoảng 5–10% bàn dự phòng, và hỏi rõ nhà hàng tính tiền bàn dự phòng chưa dùng ra sao.
- Chốt càng muộn càng sát. Chính xác nhất là để khách xác nhận tham dự trước tiệc 1–2 tuần.
Nội dung bài viết (5 mục)
Ế tiệc là nỗi lo có thật. VnExpress từng đăng tâm sự của một cặp vợ chồng vì ế tiệc mà phải đi làm trả nợ suốt năm đầu sau cưới, hoãn cả chuyện sinh con. Còn thiếu chỗ thì khách đứng chờ, cả nhà mất mặt. Cả hai đều tránh được nếu ước số khách theo từng nhóm và chốt bàn theo số người đã xác nhận.
Bước 1: Ước số khách thực tế theo nhóm
Lấy tổng số thiệp nhân một tỷ lệ chung thì dễ lệch, vì mỗi nhóm khách đến nhiều ít rất khác nhau.
| Nhóm khách | Tỷ lệ đến thường gặp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Họ hàng gần, bạn thân | 90–100% | Thường đi cả vợ chồng, con nhỏ |
| Đồng nghiệp hiện tại | 75–90% | Tiệc tối ngày thường thì đến đông hơn tiệc cuối tuần ở xa |
| Bạn của bố mẹ, hàng xóm | 70–85% | Hay đi theo cặp |
| Bạn học cũ, người quen xã giao | 50–70% | Dễ báo bận vào phút cuối |
| Khách ở tỉnh xa | 40–60% | Tuỳ có xe đưa đón hay không |
Bước 2: Tính số bàn
Ví dụ mời 400 người, ước theo nhóm ra khoảng 320 người đến. 320 ÷ 10 = 32 bàn chính, thêm 3 bàn dự phòng thành 35 bàn.
- Cộng số khách dự kiến đến của từng nhóm, tính cả người đi kèm (vợ, chồng, con trên 6 tuổi).
- Chia cho số ghế mỗi bàn (thường là 10, có nơi 8 hoặc 12) rồi làm tròn lên.
- Cộng thêm bàn dự phòng, khoảng 5–10% số bàn chính.
- Tính thêm bàn cho phù dâu phù rể, ekip ảnh, nhạc nếu nhà hàng không có suất riêng.
Bước 3: Hỏi kỹ nhà hàng trước khi ký
- Số bàn tối thiểu và hạn chốt số bàn cuối cùng (thường vài ngày trước tiệc).
- Bàn dự phòng chưa dùng có bị tính tiền không, hay chỉ tính khi đã mở.
- Phát sinh thêm bàn ngoài số đã chốt thì nhà hàng có phục vụ kịp không, giá bao nhiêu.
- Giá đã gồm VAT, phí phục vụ, đồ uống, trang trí, âm thanh ánh sáng chưa.
- Muốn dời ngày hoặc giảm số bàn thì nhà hàng xử lý thế nào.
Lưu ý Mỗi nhà hàng một chính sách. Những điều trên nên được ghi vào hợp đồng, đừng chỉ nói miệng với nhau.
Bước 4: Chốt bằng xác nhận tham dự
Chính xác nhất vẫn là hỏi thẳng khách, mà nhắn từng người "anh có đi không" thì ngại lắm. Thiệp online gỡ được chỗ này. Khách bấm "Sẽ đến" ngay trên thiệp, chọn số người đi cùng, còn bạn xem tổng số trên một trang.
Gửi thiệp trước 3–4 tuần, hai tuần sau nhắc lại những người chưa trả lời. Khi chốt với nhà hàng, lấy số đã xác nhận cộng thêm một phần cho những người vẫn chưa trả lời. Muốn chia nhóm khách cho dễ ước, xem cách lập danh sách khách mời.
Câu hỏi thường gặp
Một bàn tiệc cưới bao nhiêu người?
Phổ biến nhất là 10 người một bàn. Có nhà hàng xếp bàn 8 hoặc 12, nên hỏi trước vì con số này làm cách tính thay đổi hẳn.
Nên đặt bao nhiêu bàn dự phòng?
Khoảng 5–10% số bàn chính. Nhà hàng không tính tiền bàn dự phòng chưa mở thì có thể đặt dư thêm một chút cho yên tâm.
Trẻ em có tính suất không?
Trẻ nhỏ ngồi chung với bố mẹ thường không tính. Trẻ lớn, khoảng từ 6 tuổi, nên tính như một suất để đủ chỗ.
Nguồn tham khảo
Bài viết được tổng hợp và viết lại bởi đội ngũ VelWedding từ các nguồn trên và kinh nghiệm thực tế; phong tục có thể khác nhau theo vùng và từng gia đình.
