Cách tính số bàn tiệc cưới để không ế tiệc, không thiếu chỗ
Công thức ước số khách thực tế, số bàn chính và bàn dự phòng, những điều khoản cần hỏi nhà hàng và cách chốt số bàn bằng xác nhận tham dự.
Tóm tắt nhanh
- Số bàn chính = (số khách dự kiến đến) ÷ số ghế mỗi bàn, làm tròn lên.
- Khách dự kiến đến thường bằng khoảng 70–85% số người được mời, tuỳ tỷ lệ khách ở xa.
- Đặt thêm bàn dự phòng khoảng 5–10%, và hỏi rõ nhà hàng tính tiền bàn dự phòng chưa dùng thế nào.
- Chốt số bàn càng muộn càng sát thực tế; cho khách xác nhận tham dự trước 1–2 tuần là cách chính xác nhất.
Nội dung bài viết (5 mục)
"Ế tiệc" là nỗi sợ có thật: VnExpress từng đăng tâm sự của một cặp vợ chồng phải đi làm trả nợ suốt năm đầu sau cưới, tạm hoãn cả chuyện sinh con, vì tiệc cưới bị ế. Ngược lại, thiếu chỗ khiến khách đứng chờ và cả nhà mất mặt. Chuyện này tránh được nếu bạn ước số khách theo nhóm và chốt bằng con số khách thật sự xác nhận.
Bước 1: Ước số khách thực tế theo nhóm
Đừng lấy tổng số thiệp rồi nhân một tỷ lệ chung. Mỗi nhóm khách có tỷ lệ đến rất khác nhau.
| Nhóm khách | Tỷ lệ đến thường gặp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Họ hàng gần, bạn thân | 90–100% | Thường đi kèm vợ chồng, con nhỏ |
| Đồng nghiệp hiện tại | 75–90% | Tiệc tối ngày thường thì tỷ lệ cao hơn cuối tuần xa |
| Bạn của bố mẹ, hàng xóm | 70–85% | Hay đi theo cặp |
| Bạn học cũ, người quen xã giao | 50–70% | Dễ báo bận vào phút cuối |
| Khách ở tỉnh xa | 40–60% | Phụ thuộc có xe đưa đón hay không |
Bước 2: Tính số bàn
Ví dụ: mời 400 người, ước theo nhóm ra khoảng 320 người đến. 320 ÷ 10 = 32 bàn chính, cộng 3 bàn dự phòng là 35 bàn.
- Cộng số khách dự kiến đến của từng nhóm, tính cả người đi kèm (vợ, chồng, con trên 6 tuổi).
- Chia cho số ghế mỗi bàn (thường 10, có nơi 8 hoặc 12) và làm tròn lên.
- Cộng bàn dự phòng khoảng 5–10% số bàn chính.
- Tách riêng bàn cho đội phù dâu phù rể, ekip ảnh, nhạc nếu nhà hàng không phục vụ suất riêng.
Bước 3: Hỏi kỹ nhà hàng trước khi ký
- Số bàn tối thiểu và hạn chốt số bàn cuối cùng (thường vài ngày trước tiệc).
- Bàn dự phòng chưa dùng có bị tính tiền không, hay chỉ tính khi đã mở.
- Bàn phát sinh ngoài số đã chốt: có phục vụ kịp không, giá bao nhiêu.
- Giá đã gồm VAT, phí phục vụ, đồ uống, trang trí, âm thanh ánh sáng chưa.
- Chính sách khi dời ngày hoặc giảm số bàn.
Lưu ý Mỗi nhà hàng một chính sách. Hãy yêu cầu ghi rõ các điều khoản trên vào hợp đồng, đừng chỉ thoả thuận miệng.
Bước 4: Chốt bằng xác nhận tham dự
Cách chính xác nhất là hỏi thẳng khách, nhưng nhắn từng người "anh có đi không" thì rất ngại. Thiệp online giải quyết đúng chỗ này: khách bấm "Sẽ đến" ngay trên thiệp, chọn số người đi cùng, và bạn thấy tổng số trên một trang.
Gửi thiệp trước 3–4 tuần, nhắc lại sau 2 tuần cho người chưa trả lời, và chốt số bàn với nhà hàng dựa trên số đã xác nhận cộng một tỷ lệ cho người chưa trả lời. Xem thêm cách lập danh sách khách mời theo nhóm.
Câu hỏi thường gặp
Một bàn tiệc cưới bao nhiêu người?
Phổ biến nhất là 10 người một bàn. Một số nhà hàng có bàn 8 hoặc 12; hãy hỏi trước vì con số này thay đổi hẳn cách tính.
Nên đặt bao nhiêu bàn dự phòng?
Khoảng 5–10% số bàn chính. Nếu nhà hàng không tính tiền bàn dự phòng chưa mở, có thể đặt nhiều hơn một chút cho yên tâm.
Trẻ em có tính suất không?
Trẻ nhỏ ngồi cùng bố mẹ thường không tính, trẻ lớn (khoảng từ 6 tuổi) nên tính như một suất để đủ chỗ.
Nguồn tham khảo
Bài viết được tổng hợp và viết lại bởi đội ngũ VelWedding từ các nguồn trên và kinh nghiệm thực tế; phong tục có thể khác nhau theo vùng và từng gia đình.